Ziekte en functionele beperkingen; mag ik nou wel of niet vragen of mijn zieke werknemer denkt vanuit huis te kunnen werken?

Als een werknemer zich ziek meldt, mag u als werkgever lang niet alles vragen wat u graag zou willen weten. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft in 2016 beleidsregels opgesteld waarin informatie terugkomt over wat de werkgever wel en niet mag doen rondom de begeleiding van zieke werknemers. Die beleidsregels van de AP leiden regelmatig tot vragen. De AP is daarom recent gestart met een campagne om enkele regels te verduidelijken.

Datum:  05 november 2019

Gewijzigd  14 november 2023

Geschreven door:  Ruud Olde

Leestijd:  +/- 2 minuten

Als een werknemer zich ziek meldt, mag u als werkgever lang niet alles vragen wat u graag zou willen weten. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft in 2016 beleidsregels opgesteld waarin informatie terugkomt over wat de werkgever wel en niet mag doen rondom de begeleiding van zieke werknemers. Die beleidsregels van de AP leiden regelmatig tot vragen. De AP is daarom recent gestart met een campagne om enkele regels te verduidelijken.

Het is noodzakelijk voor u als werkgever om informatie te hebben waarmee u kunt bepalen hoe het verder moet met de werkzaamheden van uw werknemer. Ook moet u informatie ontvangen om te beoordelen of u het loon moet doorbetalen. Die informatie mag u daarom ook vastleggen.

De volgende informatie mag worden geregistreerd over uw zieke werknemer:

De AP schrijft ook wat onder ‘niet-noodzakelijke informatie’ moet worden verstaan. Op de website van de AP staat: “Het is als werkgever belangrijk om te weten hoe lang uw medewerker denkt dat zijn/haar afwezigheid gaat duren. Maar het is níet noodzakelijk om te weten wát iemand heeft. En waardoor dat komt. Daar mag u dus ook niet naar vragen.”

Wat ook niet zomaar mag, is informeren naar de functionele beperkingen en mogelijkheden van de werknemer. Volgens de AP mag hierover pas worden gesproken “als de bedrijfsarts in kaart heeft gebracht welke functionele beperkingen er zijn”. Die instructie lijkt te botsen met de algemene verplichting van werkgevers om samen met de werknemer te bespreken welke mogelijkheden er zijn om tot werkhervatting te komen en aan de re-integratie te werken.

Pas als sprake is van dreigend langdurig verzuim (langer dan 6 weken) bestaat de verplichting de bedrijfsarts om een probleemanalyse en advies te vragen. Gelet op de recente verduidelijking van de AP hoe de regels moeten worden geïnterpreteerd, lijkt het erop dat de bedrijfsarts voortaan al veel eerder moet worden betrokken als u als werkgever wil voorkomen dat u in strijd handelt met de beleidsregels van de AP. Dat zorgt voor onnodige kosten voor werkgevers en vaak ook tot een vertraging van het re-integratieproces vanwege lange wachttijden bij de bedrijfsarts.

Het is begrijpelijk dat aandacht wordt besteed aan de privacyrechten van (zieke) werknemers, maar de regels lijken nu steeds verder door te slaan. Een simpele vraag of een werknemer denkt dat hij in staat is naar het werk te komen of werk vanuit huis uit te voeren ondanks zijn beperkingen zou toch moeten kunnen lijkt mij. Helaas lijkt de AP dat anders te zien en schrijft de AP een voorafgaand advies van de bedrijfsarts voor. Daar moet u als werkgever dus rekening mee houden.


Blijf scherp

Als advocaten voor ondernemers begrijpen wij het belang van voorop blijven. Samen met ons heeft u alle kansen en risico’s in het vizier. Neem gerust contact met ons op en laat u persoonlijk informeren over onze diensten.