Leer van het verleden: corona als contractuele wake-up call
De coronapandemie was voor veel ondernemers een harde les. Producten konden niet of veel later worden geleverd, omzet viel weg en nakoming werd soms ronduit onmogelijk. In een blog uit 2020 schreven wij al: "Nu het stof is neergedaald, is het goed te kijken naar de toekomst. Hoe kunt u in uw contracten en algemene voorwaarden rekening houden met situaties zoals de Coronacrisis, zodat u daarop zo goed mogelijk bent voorbereid?"
Die vraag is vandaag de dag even actueel, alleen heet de crisis nu anders. Wie zijn contracten na corona niet heeft aangepast, loopt nu opnieuw het risico met lege handen te staan. Hieronder bespreken wij de drie clausules die in uw contracten niet mogen ontbreken.
Een overmachtsclausule regelt wat er gebeurt als nakoming van de leveringsverplichting bijvoorbeeld niet meer mogelijk is door een externe oorzaak. Denk aan een invoerverbod, een embargo, een productiestop of een tekort aan grondstoffen. Belangrijk om te weten: overmacht geeft geen recht op prijsaanpassing. Het schorst de leveringsverplichting op, maar raakt de prijs niet.
Tijdens de coronacrisis bleek hoe groot de verschillen in overmachtsclausules kunnen zijn. Stond een door de overheid opgelegd verbod aan levering in de weg, dan slaagde een beroep op overmacht doorgaans wel. Was levering op zich nog mogelijk maar simpelweg duurder geworden, dan niet. Die nuance is ook nu van belang: hogere grondstofprijzen maken nakoming duurder, maar zorgen niet voor overmacht.
De wettelijke bepaling over overmacht is van regelend recht: u kunt er contractueel van afwijken. Als leverancier wilt u het begrip zo ruim mogelijk omschrijven; als afnemer juist zo beperkt mogelijk. Het is dan ook verstandig om in uw inkoop- en verkoopvoorwaarden een verschillende overmachtsbepaling op te nemen.
Een goed geformuleerde overmachtsclausule bevat in ieder geval:
- Een duidelijke opsomming van gebeurtenissen die als overmacht kwalificeren (waaronder oorlog, sancties, embargo's, invoer- en uitvoerverboden, epidemieën, pandemieën en geopolitieke blokkades);
- Een meldingsplicht: de partij die zich op overmacht beroept, informeert de wederpartij zo spoedig mogelijk schriftelijk;
- De gevolgen van de overmacht: is een leverancier bijvoorbeeld vrijgesteld van levering, of mag de overeenkomst worden ontbonden, en hoe zit het met de verplichting tot het vergoeden van eventueel door de andere partij geleden schade?
Prijsaanpassingsbeding
Wilt u als leverancier de bevoegdheid hebben om uw prijs eenzijdig aan te passen bij stijgende grondstof- of energieprijzen? Dan heeft u daarvoor een uitdrukkelijk overeengekomen contractueel beding nodig. De wet biedt hier geen automatisch recht op. Een rechter kan op grond van artikel 6:258 BW het contract op uw verzoek weliswaar wijzigen, maar dat is een hoge lat en vooral een langdurig en onzeker traject.
Een goed prijsaanpassingsbeding voldoet aan de volgende vereisten:
- Objectieve drempelwaarde: formuleer wanneer het recht op aanpassing ontstaat aan de hand van een meetbaar criterium, bijvoorbeeld: een stijging van meer dan [X]% ten opzichte van het prijspeil op de datum van de offerte of contractsluiting;
- Objectieve prijsverhoging: koppel de prijsaanpassing aan een objectieve maatstaf, bijvoorbeeld een erkende prijsindex (zoals de CBS-producentenprijsindex of een relevante grondstoffenindex);
- Kennisgevingsverplichting: maak duidelijk hoe de prijsverhoging praktisch in zijn werk gaat. Bijvoorbeeld dat de leverancier de afnemer schriftelijk in kennis stelt van de aanpassing, onder opgave van de relevante omstandigheden.
Valkuil: Een vaag geformuleerd beding - zoals "wij behouden ons het recht voor de prijs aan te passen bij significante stijgingen" - zal al snel tot discussie leiden. "Significant" is immers geen objectief criterium. Een rechter of afnemer kan dit beding als te onbepaald terzijde schuiven.
Hardship-clausule
Een hardship-clausule is bedoeld voor situaties waarin nakoming van het contract technisch nog mogelijk is, maar de financiële verhoudingen zo sterk zijn verschoven dat het onredelijk zou zijn om partijen aan de oorspronkelijke afspraken te houden.
Een dergelijke clausule verplicht partijen om bij ernstige verstoring van de verhoudingen opnieuw met elkaar om tafel te gaan en te onderhandelen over aanpassing van de overeenkomst. Zo voorkomt u dat u direct naar de rechter moet stappen om een herziening van de overeengekomen afspraken af te dwingen.
Een effectieve hardship-clausule bevat:
- Een definitie van wanneer 'hardship' intreedt (bijvoorbeeld: een structurele kostenstijging van meer dan [Y]% die niet was te voorzien bij contractsluiting);
- Een heronderhandelingsperiode (bijvoorbeeld dertig dagen) waarbinnen partijen in goed overleg een aanpassing proberen te bereiken;
- Een regeling voor het geval partijen er niet uitkomen: ontbinding of rechterlijke tussenkomst.
Let op: bestaande contracten vragen een addendum
Heeft u deze clausules nog niet in uw lopende contracten opgenomen? Dan is het belangrijk te weten dat u die er niet eenzijdig aan kunt toevoegen. Voor bestaande overeenkomsten is een schriftelijk addendum nodig, ondertekend door beide partijen. Het is dan ook verstandig om:
- Een inventarisatie te maken van uw bestaande contracten en de daarin opgenomen clausules te beoordelen;
- Voor contracten zonder toereikende bepalingen een addendum voor te leggen aan uw handelspartner;
- Nieuwe contracten en algemene voorwaarden direct voorzien van de hierboven beschreven clausules.
De huidige geopolitieke spanningen laten opnieuw zien hoe kwetsbaar gemaakte afspraken kunnen zijn als de juiste clausules ontbreken. Niet alle risico's zijn te vermijden, maar u kunt wel zorgen dat uw contracten u de handvatten geven om er effectief mee om te gaan.
Behoefte aan juridisch advies?
Onze specialisten adviseren u graag over uw juridische positie en helpen u bij het opstellen van contracten die óók in onzekere tijden standhouden.
