Besluitvorming binnen de VvE in vogelvlucht
Een VvE is verplicht bij splitsing in appartementsrechten. Uitsluitend de appartementseigenaars zijn lid van de VvE. De algemene ledenvergadering (ALV) is binnen de VvE het besluitvormend orgaan: daar worden besluiten genomen over beheer, onderhoud, financiën en gebruik. Het stemrecht is gekoppeld aan het aandeel in de gemeenschap (de breukdelen), dit is vastgelegd in de splitsingsakte en het (model)reglement. Daarbij geldt dat iedere eigenaar in beginsel recht heeft op ten minste één stem, ongeacht de omvang van zijn aandeel.
Zolang de projectontwikkelaar de appartementsrechten zelf in eigendom houdt, beschikt zij over het daarmee corresponderende stemrecht. Na verkoop van het laatste appartementsrecht eindigt het lidmaatschap direct en vervalt de formele invloed. Bestendige invloed na volledige sell-out is dus alleen mogelijk indien dit vooraf zowel in juridische als in praktische zin zorgvuldig is ingericht en past binnen de wettelijke regels.
Fase 1: Invloed zolang de projectontwikkelaar eigenaar is
In de realisatie- en verkoopfase kan een projectontwikkelaar haar positie benutten via de verdeling van breukdelen en de opstart van de VvE. Het uitgangspunt is dat stemverhoudingen redelijk en objectiveerbaar moeten zijn en aansluiten bij kosten en belangen.
- Breukdelen en stemgewicht: in de splitsingsakte kunnen, binnen redelijke marges, zwaardere breukdelen worden toegerekend aan bijvoorbeeld commerciële plinten (commerciële ruimten op begane grond, zoals winkels, kantoren en/of horeca) of aan parkeervoorzieningen. Zolang de projectontwikkelaar eigenaar is van die delen, levert dat relatief meer stemgewicht op. Een dergelijke verhouding dient onderbouwd te worden met objectieve criteria, zoals oppervlakte, gebruiksintensiteit en/of kostentoedeling.
- Eerste bestuur en beheer: in de akte of het reglement kan worden voorzien in de benoeming van een eerste bestuurder of beheerder (eventueel gelieerd). Dit biedt in de opstartfase richting en continuïteit. De ALV kan dit later wijzigen. De regeling dient daarom transparant en in tijd proportioneel te zijn, waarbij wordt gemotiveerd dat deze voorziening in het belang van de VvE is.
- Volmachten bij overdracht: kopers geven soms volmachten voor de eerste ALV’s om vaart te houden. Het is van belang dat dergelijke volmachten vrij herroepbaar zijn en dat consumenten niet onredelijk worden gebonden.
Fase 2: Sturing via splitsingsakte en reglement
De meest duurzame invloed wordt gerealiseerd door een doordachte inrichting van de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement. Daarmee legt de projectontwikkelaar de kaders vast waarbinnen de VvE autonoom handelt.
De splitsingsakte is een notariële akte die juridisch verplicht is en waarin de eigendomsverhoudingen, breukdelen en rechten en plichten van appartementseigenaren vastliggen. Het huishoudelijk reglement is niet verplicht, maar wordt vaak door de VvE opgesteld en bevat praktische regels voor het gebruik van het gebouw en het samenleven. Kort gezegd: de akte vormt de juridische basis, terwijl het reglement de dagelijkse gang van zaken vastlegt.
- Bijzondere besluitdrempels: in beginsel worden besluiten in de vergadering genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Voor ingrijpende besluiten (zoals: gevelwijzigingen, dakterrassen, verhuurrestricties en technische installaties) kunnen op grond van artikel 5:127 lid 1 BW in de splitsingsakte expliciet hogere meerderheden worden vastgelegd.
- Deel-VvE’s en ondersplitsing: door functies te scheiden (wonen, commercieel, parkeren) wordt voorkomen dat belangen elkaar domineren en ontstaat bestuurlijke autonomie per laag. Op grond van art. 5:106 lid 3 BW kan een appartementsrecht worden ondergesplitst. In beginsel zonder toestemming van andere eigenaars, tenzij de (hoofd-)-splitsingsakte dat anders regelt. De onder-VvE beheert en financiert de aan haar toebedeelde gedeelten en installaties volgens de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement. In de hoofd-VvE stemmen leden van een onder-VvE doorgaans niet rechtstreeks; het bestuur van de onder-VvE vertegenwoordigt het hoofdappartementsrecht en brengt stemmen uit conform de interne besluitvorming binnen de onder-VvE, terwijl het totale breukdeel/stemgewicht op hoofd-niveau gelijk blijft. Deze structuur bevordert maatwerk in beheer en kostentoedeling, terwijl tegelijkertijd de zeggenschap in de hoofd-VvE overzichtelijk blijft.
- Gebruiks- en kwaliteitsregels: concrete voorschriften over reclame-uitingen, zonwering, geveldragers, buitenunits, balkonaankleding en geluid (denk aan: maatvoering, locaties, materialen/kleuren, geluidsgrenzen en bevestigingsdetails) dienen te worden vastgelegd door de projectontwikkelaar. Hoe specifieker de kwaliteitsborging in het reglement, hoe minder behoefte aan sturing achteraf.
Fase 3: Contractuele instrumenten met de VvE
Waar fase 2 de kaders vastlegt, regelen contracten de uitvoering. Voor de rechtsgeldigheid van contracten is van belang dat het bestuur van de VvE deze ondertekent, op basis van een ALV-besluit. Duurovereenkomsten zijn in beginsel opzegbaar met een redelijke termijn: het verdient aanbeveling deze opzeggingsmogelijkheid expliciet vast te leggen.
- Beheer- en onderhoudsovereenkomst: de beheerder is opdrachtnemer, geen orgaan van de VvE. Taken, rapportages en tarieven dienen contractueel te worden vastgelegd met een professionele beheerder. Een duidelijke initiële looptijd en een evenwichtige opzegregeling zijn daarbij essentieel.
- Service- en prestatiecontracten: hierbij kan worden gedacht aan liften, klimaatinstallaties of energieprestatiegaranties. Aansluiting op de garanties uit de bouwfase en een soepele overdracht aan de VvE dienen te worden gewaarborgd. Daarnaast dienen duidelijke bepalingen over aansprakelijkheid en servicecontinuïteit bij een leverancierswissel te worden opgenomen.
- Kettingbedingen en kopersafspraken: verplichtingen in koop-/aannemingsovereenkomsten binden individuele kopers, maar niet zonder meer de VvE. Als de VvE moet worden gebonden, is verankering in de akte of een uitdrukkelijk ALV-besluit noodzakelijk.
Fase 4: Goederenrechtelijke verankering
Voor voorzieningen die structureel beheer of exclusief gebruik vergen, bieden zakelijke rechten uitkomst. Deze rechten “kleven” aan het registergoed en waarborgen functionaliteit los van wisselende VvE-besluiten of eigenaars.
- Opstal- of erfpachtrecht: met een opstalrecht wordt natrekking voorkomen en kunnen eigendom, beheer en risico van installaties van het gebouw worden afgescheiden. Voor langdurig gebruik van een deel kan erfpacht passender zijn. Het vestigen op gemeenschappelijke gedeelten vergt een rechtsgeldig ALV-besluit conform splitsingsakte/reglement of medewerking via notariële volmacht.
- Erfdienstbaarheden en gebruiksrechten: erfdienstbaarheden zijn bijvoorbeeld geschikt voor leiding-, toegang- en onderhoudsrechten. Exclusief gebruik van gemeenschappelijke delen legt de projectontwikkelaar bij voorkeur goederenrechtelijk vast in de (onder)splitsingsakte of via een geregistreerde gebruiksregeling tussen deelgenoten.
Deze instrumenten dienen terughoudend te worden toegepast: zij dienen functioneel en proportioneel te zijn, te worden afgestemd op de splitsingsakte en het modelreglement, en bij verkoop dient hierover te worden gecommuniceerd (informatieplicht).
Wat is niet toelaatbaar (of juridisch kwetsbaar)?
Hoewel veel kan, zijn er duidelijke grenzen. In het bijzonder zijn kwetsbaar of onverenigbaar met het verenigingsrecht:
- Een structureel vetorecht voor een niet lid (zoals de ex-ontwikkelaar);
- Eeuwigdurende benoemings- of instructierechten ten aanzien van bestuurders;
- Onredelijke of niet-onderbouwde breukdelen die kosten en belangen scheef trekken;
- (Zeer) langdurige, feitelijk onopzegbare contracten zonder reële exit;
- Verborgen beperkingen die niet transparant zijn gecommuniceerd richting kopers.
Conclusie
Invloed houden in de VvE na verkoop is mogelijk, mits dit tijdig, proportioneel en transparant wordt ingericht. Zolang de ontwikkelaar eigenaar is, volgt invloed voort uit het stemrecht. Voor de periode daarna wordt de speelruimte bepaald door een zorgvuldige splitsingsakte, begrijpelijke en handhaafbare kwaliteitsregels en, waar nodig, contracten en zakelijke rechten die continuïteit borgen. Constructies die de eigenaarsdemocratie uithollen of de VvE onnodig binden, dienen te worden vermeden. Op die manier worden de kwaliteit en waarde van het project beschermd, terwijl de VvE toekomstbestending blijft.
Onze specialisten denken graag mee over welke afspraken nodig zijn om een ontwikkeling ook na overdracht goed te laten functioneren.
