Stel: je bent bezig met de nieuwbouw of verbouwing van een winkel, tuincentrum, showroom of magazijn. Alles wordt strak ingericht, met het oog op efficiëntie, comfort en duurzaamheid. Tegelijkertijd kies je voor het gebruik van slimme technologie. Denk aan automatische deuren die te bedienen zijn via een app, verlichting die vanzelf aan- of uitgaat als iemand een ruimte binnenloopt, of een dashboard dat realtime laat zien hoeveel energie het pand verbruikt. Het werkt niet alleen prettig, maar ook kostenbesparend en professioneel.
Wat veel ondernemers aanspreekt, is dat PropTech vaak direct voordeel oplevert. Denk aan lagere energiekosten, doordat ruimtes niet onnodig worden verwarmd of gekoeld. Of aan een beter overzicht van bezoekersstromen, waarmee de indeling van een winkelruimte kunt optimaliseren. Ook helpt het om te voldoen aan duurzaamheidsregels, zoals energielabels en rapporten of milieubelids. En het geeft een professionele uitstraling richting klanten en leveranciers, die steeds vaker waarde hechten aan transparantie en duurzaamheid.
Kortom: PropTech is allang niet meer voorbehouden aan grote kantoorpanden of hoofdkantoren. Ook winkelketens, distributiecentra, magazijnen en showrooms maken er volop gebruik van. Maar met al die slimme systemen komt ook een andere vraagstuk in beeld: hoe ga je om met de gegevens die deze technologie verzamelen?
Slimme gebouwen werken met data
In vrijwel alle slimme toepassingen worden gegevens verzameld. Denk aan camerabeelden bij de ingang, sensoren die bewegingen meten, of informatie over het gebruik van wifi in het pand. Vaak lijken dat onschuldige gegevens. Maar zodra deze gegevens herleidbaar zijn tot een persoon, zoals een medewerker, leverancier of klant, is sprake van de verwerking van persoonsgegevens. En dan geldt automatisch de privacywetgeving, met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) als uitgangspunt.
Dat betekent dat jij als organisatie verantwoordelijk bent voor een zorgvuldige omgang met die data. Je moet kunnen uitleggen waarom je bepaalde gegevens verzamelt, hoe je ze beveiligd en hoelang je ze bewaart. Daarnaast moet je ook transparant zijn tegenover betrokkenen, zoals je personeel of bezoekers. Als je op grote schaal persoonsgegevens gaat verwerken of wanneer sprake is van systematische monitoring of gebruik van nieuwe technologie, is het zelfs verplicht om een DPIA (Data Protection Impact Assessment) uit te voeren om de risico’s te bepalen en waarborgen te treffen. In de praktijk wordt dit nog weleens vergeten of onderschat.
Wie is verantwoordelijk voor de gegevens?
Bij slimme technologie zijn er vaak meerdere partijen betrokken. Denk aan de eigenaar van het pand (bijvoorbeeld een vastgoedbelegger), de gebruiker of huurder (zoals jouw onderneming), de leverancier van de technologie en de beheerder van het gebouw. Al die partijen kunnen op een bepaalde manier invloed uitoefenen op wat er met de data gebeurt.
Volgens de AVG moet dan worden vastgesteld wie de zogenoemde “verwerkingsverantwoordelijke” is: de partij die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt. In de praktijk is dat vaak de eigenaar of huurder. Wanneer partijen gezamenlijk de doelen en middelen bepalen, zijn ze samen verantwoordelijk en de AVG gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk, of dat nu zo bedoeld is of niet.
Juist daarom is het belangrijk om deze verantwoordelijkheden vooraf expliciet vast te leggen. Doe je dat niet, ontstaan bij incidenten al snel discussies, of erger: niemand voelt zich echt verantwoordelijk. Dat vergroot de kans op fouten, nalatigheid of zelfs sancties van de toezichthouder.
Wat kun je in de praktijk doen?
Om zorgvuldig en juridisch verantwoord met PropTech om te gaan, zijn er een paar praktische uitgangspunten die je kunt volgen. Niet ingewikkeld, maar wel belangrijk om mee te nemen in het ontwerp- of inrichtingsproces van een nieuw pand.
Allereerst is het verstandig om kritisch te kijken naar welke gegevens je écht nodig hebt. Wil je bijvoorbeeld weten hoeveel mensen er in het pand zijn, of is een anonieme telling ook voldoende? Vervolgens is het zaak om vooraf goed te bepalen wie welke rol heeft en passende afspraken te maken over wat er wel en niet met de gegevens mag gebeuren.
Verder kun je in veel gevallen kiezen voor geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens. Wil je weten hoe druk het gemiddeld is en op bepaalde momenten? Dan hoef je niet per se te weten wie er precies aanwezig is. Anonimiseren is een simpele manier om risico’s te beperken. Let er wel op dat anonimiseren betekent dat gegevens echt niet meer tot een persoon te herleiden zijn. In de praktijk is dat soms lastiger dan het lijkt.
En tot slot: besteed aandacht aan beveiliging. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk zijn er nog steeds voorbeelden van onbeveiligde camerastreams die via internet toegankelijk zijn, of apps zonder wachtwoordbeveiliging. Juist omdat PropTech steeds meer verweven raakt met de bedrijfsvoering, is het belangrijk dat ook de digitale beveiliging op orde is.
Let op het huurcontract: standaardmodellen zijn vaak niet toereikend
Veel ondernemers huren hun bedrijfsruimte op basis van een standaard ROZ-huurovereenkomst. Die zijn praktisch, maar houden vaak geen rekening met het gebruik van slimme technologie. Zaken als dataverzameling, gedeelde toegang tot systemen of de kosten van software-updates worden meestal niet benoemd. Als je in een ‘slim’ gebouw werkt, of daar zelf in investeert, is het aan te raden om aanvullende afspraken te maken. Denk aan vragen als: mag de verhuurder meekijken in de systemen? Wie betaalt het onderhoud van de techniek? Wie heeft toegang tot de gegevens die worden verzameld?
Dergelijke afspraken kunnen worden vastgelegd in een bijlage bij de huurovereenkomst. Daarmee voorkom je dat later onduidelijkheid ontstaat. Bijvoorbeeld als het systeem later wordt uitgebreid of vervangen, of als het pand wordt overgedragen aan een andere partij.
Vooruitdenken loont
Slimme technologie is geen hype of een tijdelijke trend, maar een logische stap om efficiënter, duurzamer en toekomstbestendiger te werken. Maar wie met techniek vooruit wil, moet ook juridisch vooruitdenken.
Of je nu bezig bent met bouwen, verbouwen of herinrichten: het nemen van beslissingen over PropTech vanaf het begin is een must. Respect voor medewerkers en klanten, transparantie en veiligheid zijn essentieel. En het is net zo belangrijk om te weten wie er juridisch aan het stuur zit, als om te weten wie er technisch verantwoordelijk is.
Tot slot
PropTech biedt volop kansen voor bedrijven in de retail, logistiek en dienstverlening. Maar slimme systemen vragen ook om slimme keuzes. Doe van meet af aan na te denken over privacy, verantwoordelijkheid en eigendom van data, voorkom je gedoe achteraf. En bouw je niet alleen een modern, maar ook een juridisch toekomstbestendig bedrijfspand.
