Van tijdelijke noodoplossing naar permanente mogelijkheid
De achtergrond van de wet ligt voor een belangrijk deel in de coronaperiode. Op grond van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid konden algemene vergaderingen tijdelijk volledig digitaal plaatsvinden. Dat was destijds vooral bedoeld om besluitvorming mogelijk te houden in een periode waarin fysieke bijeenkomsten niet of nauwelijks verantwoord waren. In de praktijk bleek digitaal vergaderen voor veel rechtspersonen een werkbare en efficiënte manier om algemene vergaderingen te houden. Die ervaring heeft geleid tot de wens om de volledig digitale vergadering ook buiten crisissituaties mogelijk te maken.
De nieuwe wet voorziet daarin en maakt het mogelijk om naast de fysieke vergadering en de hybride vergadering ook een volledig digitale algemene vergadering te houden, mits aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
Wat verandert er voor de algemene vergadering?
Onder het huidige recht is een volledig digitale algemene vergadering bij een B.V. niet zonder meer mogelijk. De wet gaat uit van een fysieke vergaderplaats: de plaats die in de statuten is vermeld of, als de statuten daarover niets bepalen, een plaats in de gemeente waar de vennootschap haar woonplaats heeft. Dat systeem veronderstelt dat er een plek is waar aandeelhouders fysiek kunnen verschijnen.
Wel kan een B.V. nu al een hybride algemene vergadering houden, als de statuten daarvoor een grondslag bieden. In dat geval is er nog steeds een fysieke vergaderplaats, maar kunnen aandeelhouders daarnaast via een elektronisch communicatiemiddel deelnemen en stemmen. Denk aan een vergadering waarbij de voorzitter en enkele aandeelhouders fysiek aanwezig zijn, terwijl andere aandeelhouders via videoverbinding deelnemen.
De nieuwe wet gaat een stap verder. De statuten kunnen straks bepalen dat de algemene vergadering tevens of uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk is. “Tevens” ziet op de hybride vergadering; “uitsluitend” op de volledig digitale vergadering. Daarmee wordt de volledig digitale algemene vergadering van aandeelhouders voor de B.V. en andere privaatrechtelijke rechtspersonen wettelijk mogelijk.
Voor de B.V. is daarbij van belang dat een statutaire basis vereist blijft. De gedachte daarachter is dat de wijze waarop aandeelhouders hun vergaderrechten kunnen uitoefenen niet alleen door het bestuur moet kunnen worden bepaald. Aandeelhouders moeten via de statuten invloed hebben op de keuze om volledig digitaal te vergaderen. In de statuten kan vervolgens worden uitgewerkt wie beslist of een vergadering digitaal plaatsvindt, voor welke vergaderingen dat geldt en of bepaalde besluiten juist altijd fysiek moeten worden behandeld.
Aan welke voorwaarden moet een digitale algemene vergadering voldoen?
Een digitale algemene vergadering vraagt om meer dan een Teams-link. Aandeelhouders moeten aan drie belangrijke voorwaarden kunnen voldoen:
Identificatie: deelnemers moeten via het elektronische communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd.
Stemrecht: stemgerechtigden moeten hun stem rechtstreeks kunnen uitbrengen.
Actieve deelname: deelnemers moeten de vergadering rechtstreeks kunnen volgen én kunnen deelnemen aan de beraadslaging via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel.
Dat betekent dat aandeelhouders de vergadering niet alleen moeten kunnen volgen, maar ook moeten kunnen meepraten. Concreet schrijft de wet voor dat vergadergerechtigden via het elektronische communicatiemiddel moeten kunnen worden geïdentificeerd, dat stemgerechtigden hun stemrecht rechtstreeks kunnen uitoefenen en dat deelnemers rechtstreeks kennis kunnen nemen van en kunnen deelnemen aan de beraadslaging.
Voor dat laatste is een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel vereist. Een gewone livestream is dus niet voldoende. Ook uitsluitend telefonisch vergaderen voldoet in beginsel niet. Deelnemers moeten met beeld en geluid kunnen deelnemen. De Memorie van Toelichting laat wel ruimte voor een praktische inrichting, bijvoorbeeld door vragen via een chatfunctie te laten stellen of door de voorzitter het woord te laten verdelen.
De wet schrijft niet precies voor welke techniek moet worden gebruikt. Dat is bewust techniekneutraal gehouden. Bij een kleine B.V. waarin alle aandeelhouders elkaar kennen, kan een eenvoudige videovergadering met herkenning in beeld en duidelijke stemafspraken voldoende zijn.
Bij een grotere B.V. of een vennootschap met een breder verspreide aandeelhouderskring liggen een professionele vergaderomgeving, persoonlijke inloggegevens of aanvullende identificatie meer voor de hand. De gekozen oplossing moet passen bij de vennootschap en bij het belang van de te nemen besluiten.
Digitaal vergaderen vanaf 2027: controleer uw statuten
B.V.’s die vanaf 1 januari 2027 gebruik willen maken van een volledig digitale algemene vergadering, doen er goed aan hun statuten tijdig te controleren. Bieden de statuten daarvoor nog geen duidelijke basis, dan is een statutenwijziging nodig. Daarbij kan meteen worden vastgelegd wie beslist of een vergadering digitaal plaatsvindt, voor welke vergaderingen dat geldt en welke praktische voorwaarden van toepassing zijn. Dat voorkomt discussie achteraf en zorgt ervoor dat digitale besluitvorming op een zorgvuldige en rechtsgeldige manier kan plaatsvinden.